Notendaskilmálar Verkstofu

Gilda milli rekstraraðila Verkstofu og fyrirtækja sem stofna aðgang.

Drög 0.11 – lögfræðiyfirferð eftir. 22. október 2026. Textinn tekur ekki gildi fyrr en lögmaður hefur yfirfarið hann; þá fær útgáfan gildisdag og fyrri útgáfur eru geymdar. Tengd skjöl: notendaskilmálar · persónuverndarstefna · vinnslusamningur · staða kerfisins.

1. Aðilar og gildissvið

Skilmálar þessir gilda milli [Rekstraraðili – fyllist út], kt. [Rekstraraðili – fyllist út], [Rekstraraðili – fyllist út] (hér eftir „þjónustuveitandi“), og þess fyrirtækis sem stofnar aðgang (hér eftir „viðskiptavinur“). Þeir gilda um alla notkun kerfisins, stjórnborðs, stimpilklukku, kassa og tenginga. Með nýskráningu staðfestir sá sem skráir sig að hann hafi heimild til að skuldbinda fyrirtækið og samþykkir skilmálana, vinnslusamning og persónuverndarstefnu.

2. Þjónustan

Verkstofa er hugbúnaður í áskrift (SaaS) fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki. Í áskrift felst réttur til að nota nýjustu útgáfu kerfisins hverju sinni, þar á meðal:

• stimpilklukku í síma með staðsetningu við stimplun og samþykki verkstjóra;
• verk, tilboð og raunstöðu verka (sala, tímar, launakostnaður, efniskaup, framlegð);
• sölureikninga, kröfur í banka, áminningar og innheimtu;
• móttöku og sjálfvirkan lestur reikninga birgja, samþykktarferli og kreditkortafærslur;
• bókhald, VSK-uppgjör, bankaafstemmingu, uppgjör og skýrslur;
• launaútreikning, launaseðla og skilagreinar;
• vörur, birgðir og kassa;
• innflutning gagna úr öðrum kerfum, notendur með hlutverkum og aðgang bókara og endurskoðanda.

Þjónustuveitandi má bæta, breyta eða fjarlægja virkni. Verði grunnvirkni sem viðskiptavinur greiðir fyrir fjarlægð er það tilkynnt með 30 daga fyrirvara og viðskiptavinur getur sagt upp án kostnaðar.

Tengingar við þriðju aðila (banka, pósthólf, Skattinn, Peppol-miðlara, Dropbox, rafrænar undirritanir, posa) eru valfrjálsar og krefjast samnings viðskiptavinar við viðkomandi aðila. Þjónustuveitandi ber ekki ábyrgð á þjónustu þeirra, en lætur vita í kerfinu og á stöðusíðu ef tenging bilar.

3. Aðgangur og öryggi notenda

• Viðskiptavinur stofnar notendur og velur hlutverk þeirra. Hann má veita bókara, bókhaldsstofu eða endurskoðanda aðgang.
• Eigandi, stjórnandi, bókari og endurskoðandi skrá sig inn með tveggja þátta auðkenningu (auðkennisapp). Notandi heldur lykilorði og auðkennisappi leyndu og deilir þeim ekki.
• Vakni grunur um að óviðkomandi hafi komist yfir aðgang skal notandi strax skipta um lykilorð og láta þjónustuveitanda vita á [Rekstraraðili – fyllist út].
• Með skráningu samþykkir notandi að fá tilkynningar í tölvupósti og í kerfinu um allt sem varðar þjónustuna.

4. Áskrift, verð og greiðslur

• Áskrift er mánaðarleg og án bindingar. Verð fer eftir völdum pakka og fjölda notenda samkvæmt gildandi verðskrá á vefnum. Verð eru án VSK.
• Fyrstu 14 dagar eru gjaldfrjálsir. Eftir það er áskriftin innheimt mánaðarlega með 14 daga greiðslufresti.
• Sé reikningur ógreiddur 14 dögum eftir gjalddaga birtist vanskilaborði. 30 dögum eftir gjalddaga lokast kerfið öðrum en eiganda fyrirtækisins þar til greitt er. Gögnum er aldrei eytt vegna vanskila. Dráttarvextir reiknast af vanskilum samkvæmt lögum.
• Verðbreytingar eru tilkynntar með minnst 30 daga fyrirvara og taka gildi um mánaðamót.
• Aukaþjónusta sem ekki er hluti áskriftar (t.d. uppsetning, innflutningur gagna, kennsla) er greidd samkvæmt verðskrá og samið um hana fyrirfram.

5. Greiðslur, kröfur og skil til opinberra aðila

• Greiðslur fara aldrei sjálfkrafa. Engin greiðsla er send í banka nema notandi viðskiptavinar með réttindi og tveggja þátta auðkenningu hafi samþykkt hana sjálfur í kerfinu. Greiðslan þarf síðan að staðfesta með rafrænum skilríkjum í netbanka eða appi bankans. Kerfið býður hvorki sjálfvirka greiðslu á eindaga né greiðslu án staðfestingar banka.
• Kröfur eru aðeins stofnaðar í banka þegar notandi velur það. Bakfærður reikningur fellir kröfuna niður.
• VSK-skýrslur, skilagreinar og önnur skil eru útbúin sjálfkrafa en send aðeins eftir samþykki notanda. Viðskiptavinur ber ábyrgð á efni skila og á að þau berist á réttum tíma.

6. Skyldur viðskiptavinar

• Viðskiptavinur ber ábyrgð á að upplýsingar sem hann skráir og samþykkir séu réttar, t.d. reikningar, launaforsendur, lyklar bókhalds, skilagreinar og greiðslur. Mælt er með að bókari eða endurskoðandi yfirfari lyklaskrá og stillingar í byrjun.
• Sjálfvirkur lestur reikninga, tillögur að bókun og þýðingar eru tillögur. Það sem kerfið er óvisst um fer í „Þarf athygli“ og viðskiptavinur yfirfer það.
• Viðskiptavinur er ábyrgðaraðili persónuupplýsinga sem hann skráir og upplýsir starfsfólk sitt um vinnsluna, þar á meðal staðsetningu við stimplun.
• Noti viðskiptavinur kassa ber hann ábyrgð á tilkynningum til Skattsins, Z-skýrslum og afhendingu kvittana.
• Kerfið má ekki nota á ólögmætan hátt, til að skaða aðra eða til að reyna að komast í gögn annarra fyrirtækja.

7. Uppitími, viðhald og afrit

• Þjónustuveitandi stefnir að því að kerfið sé aðgengilegt 99,5% tímans í hverjum mánuði. Það er markmið, ekki ábyrgð: ófyrirséðar bilanir geta orðið, meðal annars hjá hýsingaraðilum.
• Staða kerfishluta er birt opinberlega á stöðusíðu með sögu 90 daga.
• Viðhald og uppfærslur eru gerðar utan venjulegs vinnutíma þegar hægt er. Fyrirsjáanlegt viðhald sem rýfur þjónustu er tilkynnt fyrirfram.
• Gagnagrunnurinn er afritaður daglega hjá hýsingaraðila innan ESB og kerfið tekur auk þess daglegt afrit af lykiltöflum. Verði gögn fyrir tjóni vegna bilunar eða villu endurheimtir þjónustuveitandi síðasta heila afrit án gjalds.

8. Takmörkun ábyrgðar

• Þjónustuveitandi ber aðeins ábyrgð á beinu tjóni sem hann veldur af ásetningi eða gáleysi. Hann ber ekki ábyrgð á óbeinu tjóni eða afleiddu, svo sem rekstrartapi, glötuðum hagnaði eða kröfum þriðju aðila.
• Heildarbótaábyrgð takmarkast við áskriftargjöld sem viðskiptavinur greiddi síðustu 12 mánuði fyrir tjónsatburð.
• Þjónustuveitandi ber ekki ábyrgð á tjóni vegna rangra upplýsinga eða ákvarðana viðskiptavinar (t.d. samþykktra greiðslna eða skila), bilana hjá þriðju aðilum (bönkum, Skattinum, pósthólfum, fjarskiptum) eða óviðráðanlegra atvika (force majeure). Netárás telst óviðráðanlegt atvik ef eðlilegar öryggisráðstafanir hefðu ekki getað komið í veg fyrir hana.
• Útreikningar launa og VSK byggja á forsendum sem þjónustuveitandi uppfærir við breytingar á lögum og kjarasamningum. Viðskiptavinur yfirfer og samþykkir keyrslur og skil.
• Kröfu um bætur skal setja fram skriflega innan eins árs frá tjónsatburði.

9. Eignarhald gagna og hugbúnaðar

Viðskiptavinur á öll gögn sem hann og notendur hans skrá í kerfið. Þjónustuveitandi notar gögnin aðeins til að veita þjónustuna, til öryggisvöktunar og til að leysa vandamál sem viðskiptavinur biður um aðstoð við. Gögn eru aldrei seld og ekki notuð í markaðsskyni eða til að þjálfa gervigreind. Þjónustuveitandi má taka saman ópersónugreinanlega tölfræði um notkun (t.d. fjölda reikninga) til reksturs og álagsstýringar.

Þjónustuveitandi á hugbúnaðinn og öll hugverkaréttindi að honum. Viðskiptavinur fær afnotarétt meðan áskrift varir og má ekki afrita, selja eða bakþýða hugbúnaðinn.

10. Varðveisla og afhending gagna

• Bókhaldsgögn, reikningar og fylgiskjöl eru varðveitt í 7 ár frá lokum reikningsárs eins og bókhaldslög krefjast – einnig eftir uppsögn. Eftir uppsögn eru þau læst og aðgengileg eiganda til lestrar án gjalds út varðveislutímann.
• Við uppsögn fær viðskiptavinur gögn sín afhent á stöðluðu sniði (CSV, PDF og XML) innan 14 daga, án gjalds.
• Öðrum gögnum en bókhaldsgögnum er eytt innan 90 daga frá lokum samnings, nema viðskiptavinur óski annars.
• Útgefnum reikningum og bókhaldsfærslum verður ekki breytt eða eytt; leiðrétting er kreditreikningur eða bakfærsla.

11. Uppsögn og lokun aðgangs

• Viðskiptavinur getur sagt upp áskrift með eins mánaðar fyrirvara miðað við mánaðamót, í kerfinu eða með tölvupósti.
• Þjónustuveitandi getur sagt upp með þriggja mánaða fyrirvara.
• Þjónustuveitandi má loka aðgangi strax ef viðskiptavinur brýtur verulega gegn skilmálum, misnotar kerfið eða ógnar öryggi annarra. Tilkynning er send á netfang eiganda. Gögn eru varðveitt samkvæmt 10. gr.

12. Breytingar á skilmálum

Breytingar eru tilkynntar í kerfinu og með tölvupósti minnst 30 dögum áður en þær taka gildi. Viðskiptavinur getur sagt upp án kostnaðar fyrir gildistöku. Haldi hann áfram notkun eftir gildistöku telst hann hafa samþykkt breytingarnar. Allar útgáfur skilmálanna eru geymdar með gildistíma.

13. Trúnaður

Þjónustuveitandi og starfsfólk hans eru bundin trúnaði um gögn viðskiptavina, einnig eftir að samningi lýkur. Upplýsingar eru ekki afhentar öðrum nema samkvæmt lögum, dómsúrskurði eða beiðni viðskiptavinar.

14. Lög og varnarþing

Um skilmála þessa gilda íslensk lög. Aðilar reyna fyrst að leysa ágreining með samkomulagi; takist það ekki má reka mál fyrir Héraðsdómi Reykjavíkur.